Kyläpuu 2023-2028

Kyläsuunnitelman selostus

Vuoden 2024 toimintasuunnitelmassa korostuu yhteistyön tarve ja edistäminen kylällä.

Löydät suunnitelman täältä.

Linkki

27.3.2023

Pihlajakosken kyläyhdistyksen jäsen- ja kannatusrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Pihlajakosken kyläyhdistys Ry. Osoite Koskelantie 6, 17850 Pihlajakoski. Yhdistyksessä ei ole valittu tietosuojavastaavaa toiminnan pienimuotoisuuden vuoksi. Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voi ottaa yhteyttä yhdistyksen vastuuhenkilöihin eli puheenjohtajaan, hallitusjäseniin tai rahastonhoitajaan. Yhteystiedot löytyvät kulloinkin ajantasaisena yhdistyksen internet-sivuilta: www.pihlajakoski.fi

2. Rekisterin nimi

Pihlajakosken kyläyhdistyksen jäsen- ja kannatusrekisteri.

3. Rekisteröidyt

Rekisterissä on yhdistyksen jäsenten ja kannattajien henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä voi olla henkilötietoja kunniajäsenistä, tukihenkilöistä, avustusten tai lahjoitusten antajista taikka tahoista, jotka muutoin edistävät yhdistyksen toimintaa ja ovat itse ilmoittaneet tätä varten tiedot rekisteriin. Rekisteriin voidaan myös koota tietoja yhdistyksen tapahtumien osallistujatiedoista, mikäli tämä on esim. lipunmyynnin tai muun vastaavan järjestelyn kannalta tarpeellista.

4. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Oikeus henkilötietojen käsittelyyn perustuu useampaan käsittelyperusteeseen, joita ovat lakiin perustuva velvoite, oikeutettu etu ja henkilön itsensä antama suostumus.

Henkilötietoja käytetään yhdistyksen yhdistyslaista tulevien vastuiden ja velvoitteiden hoitoon ml. jäsenmaksujen ja mahdollisten muiden maksujen keräämiseen. Tietoja voidaan käyttää myös yhdistyksen toiminnan kehittämiseen ja ylläpitämiseen, erilaisten jäsentutkimusten toteuttamiseen, yhdistyksen toiminnasta informoimiseen, kyläyhdistyksen muiden tehtävien hoitoon, joita se ottaa hoitaakseen ja tietojen kerääminen ja käsittely on tarpeellista tehtävänhoidon kannalta.

Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja voidaan antaa yhdistyksen tilitoimistolle tai tilin/toiminnantarkastajalle, mikäli tämä on yhdistyksen asioiden hoidon kannalta tarpeen.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidystä voidaan rekisteriin kerätä seuraavat tiedot:

o Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)

o Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, mökki/kakkosasunnon osoite, jäsenyyden alkamisajankohta)

o Ryhmä- ja muut maksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)

o Lisätiedot, joita rekisteröity on toimittanut

o Kannattaja- tai tukea antavien osalta vastaavat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

tietoja kerätään yhdistyksen käytössä olevalla jäsenrekisteri -alustalla. Järjestelmän nimi on Flomembers. Tietoja voidaan rekisteröidyn muun ilmoituksen perusteella viedä järjestelmään myös yhdistyksen edustajan toimesta esim. tilanteessa, jossa rekisteröidyllä itsellään ei ole mahdollisuutta käyttää sähköistä järjestelmää.

Mikäli yhdistyksen toiminnan kannalta on tarpeellista, tietoja voidaan vielä rekisteriin myös muista rekistereistä, mikäli mm. rekisteröidyt ovat antaneet tähän suostumuksen muun rekisterin yhteydessä.

7. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Yhdistys käsittelee ja säilyttää itse rekisteriin tallennettuja tietoja EU- tai ETA-alueella. Tietoja ei myöskään luovuteta yhdistyksen toiminnassa muualle ilman rekisteröidyn suostumusta. Tietoja voidaan luovuttaa tilastointi- ja tai tutkimuskäyttöön suomalaisille tai suomessa tutkimusta harjoittavalle taholle.

7.1. Datan sijainti Flomembers-järjestelmän osalta

FloMembers -järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.

EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:

• Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.

• 2FA-tunnistuksen tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.

• Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.

8. Tietojen suojaus

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.

2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.

3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin

Yhdistyksen toiminnassa käyttöoikeuksia voi olla vain yhdistyksen hallituksen jäsenillä ja yhdistyksen sihteerillä.

9. Tietojen käsittelyn kesto

Tietoja käsitellään ja säilytetään vain tarpeellisen ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Tietojen säilytysaikaan vaikuttaa käsittelyn tarve, joka esim. jäsenmaksujen ja muiden yhdistyslaista tulevien velvoitteiden osalta on vähintään kirjanpitolain edellyttämä tositteiden säilytysaika eli 6 vuotta. Jäsenyys on voimassa lähtökohtaisesti toistaiseksi ja tietoja säilytetään vähintään koko jäsenyyden ajan.

10. Tietojen käsittelijät

Tietoja voi käsitellä edellä kuvatulla tavalla yhdistyksen edustajat, kirjanpitäjä, toiminnan- tai tilintarkastaja sekä järjestelmäpalvelun toimittaja palveluntarjoamisen kannalta välttämättömiltä osin. Tietoja voivat käsitellä myös muut ulkopuoliset tahot kuten esim. ulkoistetut palveluntarjoajat, mikäli tämä on yhdistyksen toiminnan kannalta välttämätöntä. Mikäli henkilötietojen käsittelyä ulkoistetaan osittain kolmannelle osapuolelle, rekisterinpitäjä varmistaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

11. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

• Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

• Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.

• Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.

• Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.

• Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä eli yhdistys voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

12. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa 1 mainittuja yhteystietoja käyttäen.

13. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli tätä selostetta muutetaan, sitä koskevat muutokset asetetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

Linkki laskupohjaan

Kun haluat laskuttaa kyläyhdistystä eikä sinulla ole omaa laskupohjaa:

Täytä linkistä löytyvä laskulomake ja lähetä se osoitteeseen pihlajakosken.kylayhdistys@gmail.com. Liitä mukaan mahdolliset kuitit PDF-muodossa tai kuvatiedostona.